Svensk mat- och miljöinformation tillämpar gällande integritetslagstiftning vid behandling av personuppgifter. Vår hantering av personuppgifter är anpassad EU:s dataskyddsförordning (GDPR) som gäller i hela EU från den 25 maj 2018.
Läs mer om dataskyddsförordningen här.
Vi delar endast dina personuppgifter när är skyldiga att göra så enligt lag och när vi har avtal med en tredje part i enlighet med denna policy. Exempel på sådan part kan vara företag som förmedlar betalningar eller på annat sätt är viktiga för vår verksamhet. Vi säljer aldrig dina personuppgifter eller delar dem med tredje part för andra syften än de som anges i denna policy.
Du har rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig i våra register och att få dem rättade eller, om vi inte är skyldiga att spara uppgifterna enligt lag, få dem raderade.
Vi förvarar och hanterar dina uppgifter på ett säkert sätt.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig är: Svensk mat- och miljöinformation (org. nr 802438-5364), c/o Jokkala, Svartågatan 24, 128 45 Bagarmossen. Har du frågor om hanteringen om dina personuppgifter, kontakta oss på gdpr@smmi.se.
Insamling och användning av personuppgifter
Sammanfattningsvis använder vi personuppgifter till att utveckla och effektivisera vårt arbete för en hållbar livsmedelssektor, för att kunna uppfylla dina rättigheter som medlem enligt föreningens stadgar, för att kunna ge bra support till och hålla kontakt med medlemmar, givare och kunder samt för att uppfylla rättsliga krav. I dessa sammanhang kan vi komma att samla in och spara personuppgifter om dig:
- När du löser medlemskap, förnyar medlemskap eller uppdaterar din kontaktinformation i medlemsregistret
- När du anger att du vill prenumerera på vårt nyhetsbrev
- När du kommunicerar med oss via e-post
- När du gör en beställning från oss via e-post
- När du ger en gåva eller gör en betalning till oss via Swish, plusgiro eller annan banktjänst
- När dina personuppgifter förekommer i räkenskapsinformation och andra dokument vi enligt lag är skyldiga att arkivera
- När du anmäler dig till ett av våra seminarier, workshoppar, kurser, studiecirklar och liknande
- När du fyller i en namninsamling på vår webbplats
- När du besöker en av våra webbplatser
- När du är förtroendevald i föreningen
- När du är anställd av föreningen
- När du deltar på föreningens möten, där protokoll förs
- I dokumentation av föreningens verksamhet
Vi sparar inte personuppgifterna längre än vad som krävs för det specifika syftet för lagringen av personuppgifterna i varje enskilt fall.
Rättslig grund för lagring av personuppgifter
Vi lagrar uppgifter på följande rättsliga grunder:
- Samtycke: när vi fått ett tydligt samtycke från dig att spara dina personuppgifter för ett tydligt specificerat ändamål
- Uppfyllande av avtal: för att uppfylla ett avtal, till exempel en beställning, och uppfylla dina rättigheter som medlem i föreningen
- Rättslig förpliktelse: för att uppfylla en rättslig förpliktelse; när vi enligt lag måste spara uppgifter
- Berättigat intresse: när vi har ett berättigat intresse av att spara dina personuppgifter utan ditt explicita samtycke. Detta sker endast i de fall som beskrivs nedan.
Medlemskap och medlemsregister
När du registrerar dig som medlem via vår webbplats för vi in de personuppgifter du uppgett i vårt medlemsregister. De uppgifter vi spar om dig är de du uppmanas ange när du tecknar eller förnyar medlemskap.
Vi spar ditt namn för att kunna identifiera dig och säkerställa att du har rösträtt på årsmöten, kunna koppla betalningen av medlemsavgiften till dig och liknande.
Vi använder dina kontaktuppgifter för att kunna skicka dig den information våra stadgar ger dig rätt till som medlem och regelbundna uppdateringar om vår verksamhet. Vi skickar normalt all information via e-post, men sparar din fysiska adress och ditt telefonnummer för att kunna nå dig, om vi inte kan nå dig via e-post.
Vi spar ditt födelsedatum för att kunna hantera reducerade medlemsavgifter för ungdomar och pensionärer och andra åldersrelaterade specialerbjudanden. Vi kan också använda denna information för att kunna analysera vår medlemsbas och vid behov presentera statistik över åldersfördelning.
Du kan när som helst höra av dig till oss på gdpr@smmi.se för att få veta vilka uppgifter vi har om dig i medlemsregistret och begära att få dem rättade, om de skulle visa sig vara felaktiga.
Vi behåller dina personuppgifter i vårt medlemsregister ett år efter att ditt medlemskap löpt ut, för att kunna påminna dig om att förnya ditt medlemskap och ge dig fortsatt information om verksamheten. Därefter raderas uppgifterna. När ditt medlemskap löpt ut kan du dock när som helst begära att våra personuppgifter om dig raderas, utom de uppgifter vi har rättslig förpliktelse att spara. Det handlar framför allt om information vi behöver behålla enligt bokföringslagen, alltså information om ekonomiska transaktioner, där dina personuppgifter ingår.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse, samtycke, berättigat intresse
Nyhetsbrev och uppdateringar om föreningens verksamhet
Som medlem får du nyhetsbrev och uppdateringar om föreningens verksamhet. Du kan dock avanmäla dig från utskick föreningen inte är skyldig att göra enligt stadgarna eller gällande lagstiftning genom att kontakta oss på gdpr@smmi.se.
Är du prenumerant på vårt nyhetsbrev utan att vara medlem sparar vi din e-postadress, tills du säger upp din prenumeration.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, samtycke, berättigat intresse
Kommunikation via e-post
När du kommunicerar med oss via e-post i de specifika ärenden som listas nedan behandlas dina uppgifter på det sätt som anges. I övriga fall sparar vi din e-postadress och övriga personuppgifter du anger så länge vi behöver dem för att hantera det aktuella ärendet. Därefter raderas personuppgifterna.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, berättigat intresse, samtycke
Beställningar
Vid beställning av material, workshop, föredrag och annat vi erbjuder använder vi dina personuppgifter för att kunna kontrollera att betalning inkommit och skicka beställningen. Efter genomförd leverans överförs dina uppgifter till vårt kundregister. Detta för att kunna hålla kontakt med dig angående din beställning och uppfylla beställningsavtalet. Vi kan också använda uppgifterna för att ge dig erbjudanden. Personuppgifterna raderas ett år efter din senaste beställning, eller när du ber att bli borttagen ur kundregistret.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, berättigat intresse, samtycke
Gåvor och betalningar
För att kunna motta dina betalningar i banktjänster hanterar vi nödvändiga personuppgifter för att kunna uppfylla avtal och uppfylla kraven i bokföringslagen.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse
Personuppgifter på fakturor och annan räkenskapsinformation
Vi kommer att spara dina personuppgifter, om de förekommer på en faktura, annan räkenskapsinformation eller annat dokument vi är skyldiga att spara enligt lagen, så länge lagen kräver.
Rättslig grund: rättslig förpliktelse
Anmälan till seminarier, workshoppar, kurser, studiecirklar och liknande
De personuppgifter vi samlar in inför seminarier, workshoppar, kurser studiecirklar eller andra evenemang behöver vi för att administrera evenemanget ifråga, och i förekommande fall skicka ut information innan eller efter evenemanget. Vi kan också komma att skicka information om kommande, liknande evenemang. Vi lagrar därför dina personuppgifter även efter avslutat evenemang, dock högst i ett år.
Om du inte vill ha information efter genomfört evenemang kan du höra av dig till oss och begära att inte få utskick om evenemang.
När vi anordnar studiecirklar gör vi det normalt i samarbete med ett studieförbund, som också behöver samla in personuppgifter om dig. I förekommande fall hänvisar vi tydligt till studieförbundets integritetspolicy, så att du vet vad som gäller.
Namninsamlingar
När du skriver under en av våra namninsamlingar ber vi dig fylla i namn och kontaktuppgift. De insamlade uppgifterna överlämnas till den mottagare som anges på namninsamlingen. Samlar vi in underskrifter för ett upprop till regeringen lämnas underskrifterna till Regeringskansliet. Vi ber om kontaktuppgift endast för att de ska kunna kontrollera att du är en verklig person, vid behov. Vi använder själva inte kontaktuppgifterna. Vi överlämnar bara uppgifter utskrivna på papper till den angivna mottagaren, även om du fyllt i en namninsamling digitalt.
När du fyller i en namninsamling digitalt ger du ditt samtycke till att ditt namn visas på webbplatsen. Vi sparar uppgifterna tills vi överlämnat namnen till angiven mottagare. Sedan raderar vi alla personuppgifter från namninsamlingen.
Rättslig grund: samtycke
Besök på våra webbplatser
Vi använder verktyget Google Analytics för att mäta trafiken på våra webbplatser och för att utvärdera webbplatsernas funktionalitet. Detta innebär att personuppgifter i form av din IP-adress samlas in, liksom indirekt data om dig i form av information om hur länge du är på sidor och vad du klickar på. Informationen överförs till Google Inc.
Inför denna behandling har en intresseavvägning gjorts och vi har gjort bedömningen att denna behandling är nödvändig för att vi ska kunna utvärdera vår verksamhet och erbjuda den bästa möjliga upplevelsen.
Mer information om hur Google använder de överförda personuppgifterna han du hitta här.
Om du accepterar cookies på våra webbplatser kan din IP-adress också komma att sparas. Denna information sparas endast med din tillåtelse och används endast för att förbättra upplevelsen på webbplatserna.
- smmi.se (nås även via smmi.nu, kottskatt.nu samt meattax.info)
- vegoforum.se
- vegonorm.se (nås även via vegonorm.com, vegonorm.nu samt vegonorm.org)
- smartklimatmat.se
Rättslig grund: berättigat intresse, samtycke
Förtroendevald i föreningen
Som förtroendevald i föreningen kommer ditt namn att förekomma på diverse dokument, som årsmötesprotokoll och andra mötesprotokoll, som kommer att arkiveras långsiktigt. I samband med att du accepterar ett förtroendeuppdrag ombeds du ge samtycke till långsiktig arkivering av mötesprotokoll som innehåller ditt namn.
Uppgift om firmatecknares och kontotecknares personnummer sparas i protokoll, som arkiveras och används i kontakt med bank och myndigheter som bevis för att personen har rätt att teckna föreningens firma och/eller konton. I samband med att du accepterar att vara firmatecknare och/eller kontotecknare för föreningen ombeds du ge samtycke till långsiktig arkivering av mötesprotokoll som innehåller ditt namn och ditt personnummer.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse, samtycke, berättigat intresse
Anställd av föreningen
När du har ett anställningsförhållande till föreningen spar vi personuppgifter om dig för att kunna uppfylla våra förpliktelser som arbetsgivare och uppfylla lagens krav på arbetsgivare.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, rättslig förpliktelse
Deltagande på möten, där protokoll förs
När du deltar på medlemsmöten, årsmöten och andra av föreningens möten, där protokoll förs, godkänner du att du upptas på närvarolistan och, om aktuellt, i beslut och sammanfattningar av diskussioner. Dessa protokoll arkiveras långsiktigt.
Rättslig grund: uppfyllande av avtal, berättigat intresse
Dokumentation av föreningens verksamhet
För att kunna analysera föreningens verksamhet och dokumentera föreningens historia arkiverar vi långsiktigt dokumentation av föreningens verksamhet, som nyhetsbrev, verksamhetsberättelser, mötesprotokoll, seminarieprogram, rapporter från verksamhet och liknande.
Om ditt namn förekommer i sådana dokument kommer det därför att arkiveras under längre tid. Ditt namn kommer inte att förekomma i denna typ av dokument, om det inte finns en tydlig anledning, som att du hållit ett seminarium, ansvarat för en aktivitet eller liknande. I mötesprotokoll kan ditt namn finnas till exempel i listan över närvarande.
Vi publicerar ibland fotografier från evenemang vi arrangerar eller deltar i på våra webbplatser, samt i nyhetsbrev, verksamhetsrapporter och verksamhetsberättelser. Dessa fotografier kan i vissa fall vara av sådan karaktär att de utgör personuppgifter. Innan publicering gör vi alltid en granskning och bedömning kring om fotografiet på något vis kan vara integritetskänsligt. När vi bedömer att så inte är fallet publicerar fotografiet, för att informera om det evenemang eller liknande under vilket fotografiet är taget.
Vi använder endast bilder som kan anses utgöra personuppgift om dig i eventuella andra sammanhang efter ditt explicita godkännande.
Rättslig grund: berättigat intresse, samtycke
Uppdatering av policyn
Vid uppdatering av policyn får du som ingår i vårt personuppgiftsregister meddelande om det och i det fall det krävs ber vi dig om samtycke.